Perilaku Dalam Organisasi

BOODS.ID - Proses pengendalian manajamen berperan pada suatu orgnisasi, namun dalam prosesnya dipengaruhi oleh faktor manusia. Beberapa karakteristik organisasi yang mempengaruhi proses tersebut, terutama berkaitan dengan perilaku anggota dalam suatu organisasi. Suatu organisasi mempunyai tujuan,dan fungsi sistem pengendalian maajemen yitu mendorong anggota organisasi untuk mencapai tujuan tersebut.

Berikut ini akan diuraikan mengenai tujuan organisasi baik yang berorientasi laba maupun nirlaba juga menerangkan masalah keselarasan tujuan masing-masing anggotta organisasi terhadap tujuan perusahaan secara keseluruhan. Keselarasan tujuan dalam hal ini dipengaruhi oleh siistem informal dan juga sistem formal. Beberapa faktor informal adalah dari eksternal dan sebagian dari internal. Faktor internal termasuk didalamnya membahas tentang teori motivasi kerja. Pegendalian dicapai oleh bentuk formal. Bentuk pertama adalah peraturan (rules) dan bentuk yang kedua adalah cara sitematis perencanaan dan pengawasan. Lalu akan diuraikan berbagai bentuk struktur organisasi karena akan berpengaruh pada pengendallian manajemen yang digunakan. Pada bagian terakhir akan diuraikan fungsi controller dalam proses pengendalian manajemen.

Pembahasan.

A. Keselarasan Tujuan.

Tujuan pokok sistem pengendalian manajemen adalah menjamin sebisa mungkin adanya keselarasan tujuan dari masing-masing anggota ke arah tercapainya tujuan perusahaan. Keselarasan tujuan dalam suatu proses berarti tindakan-tindakan yang mengarahkan setiap anggota untuk menyelaraskan tujuan pribadinya masing-masing sesuai dengan kepentingan perusahaan.

a. Faktor Informal Yang Mempengaruhi Keselarasan Tujuan.

Keselarasan tujuan dipengaruhi oleh beberapa faktor yang biasa disebut dengan faktor informal dan formal. Faktor informal bisa berbentuk aspek eksternal dan bisa berbentuk aspek internal. Aspek eksternal adalah norma-norma yang tumbuh dan berkembang pada kehidupan masyarakat dimana perusahaan merupakan bagian dari masyarakat itu sendiri. Hal ini biasa disebut etos kerja yang diwujudkan melalui loyalitas pegawai terhadap organisasi, keuletan, semangat, dan kebanggan yang dimiliki oleh pegawai dalam menjlankan tugas secara tepat waktu. Beberapa sikap tersebut bersifat lokal yaitu spesifik untuk kota atau wilayah dimana organisasi beroperasi.

Aspek-aspek internal yang mempengaruhi keberhasilan pengendalian manajemen adalah sebagai berikut:

1. Budaya.

Budaya yang dimaksud disini adalah aturan atau kebiasaan yang berlaku dalam perusahaan atau sering juga disebut iklim kerja. Iklim kerja ini bisa berbentuk sikap, norma, hubungan kerja dan asumsi yang secara eksplisit ataupun implisit diterima dan berlaku bagi seluruh anggota organisasi.

2. Gaya manajemen.

Aspek internal yang juga terpenting adalah Gaya Manajemen, termasuk sikap pimpinan terhadap pengendalian. Sikap pimpinan biasanya juga tercermin dalam sikap bawahan. Tidak ada satu bentuk pun ben.

3. Organisasi Informal.

Organisasi Informal yang dimaksudkan disini adalah adanya hubungan kerja secara informal antara satu bagian dengan bagian lainnya sehingga setiap orang akan mengerti arah mana yang akan dituju perusahaan.

4. Persepsi dan Komunikasi.

Perintah yang diterima oleh seorang bawahan dari atasannya bisa saja tanggapannya berbeda. Kesalahan persepsi setiap saat bisa terjadi, dan jika tidak ditangani dengan baik maka bisa merugikan kepentingan perusahaan secara keseluruhan. Untuk itulah diperlukan cara komunikasi yang efektif yang memungkinkan informasi yang disampaikan tidak salah diterima oleh pihak yang menerima.

5. Kerjasama dan konflik.

Suatu organisasi berusaha menjaga keseimbangan yang tepat antara kekuatan yang menimbulkan konflik dan yang menimbulkan kerjasama. Beberapa konflik memang diinginkan. Konflik yang menghasilkan persaingan diantara pegawai untuk kenaikan pangkat atau berbagai bentuk kompensasi adalah menyehatkan. Bentuk kerjasama tertentu juga penting. Disinilah perlunya system pengendalian manajemen yang handal yang memungkinkan minimisasi konflik dan menciptakan kerjasama yang baik.

B. Teori Motivasi Kerja.

Motivasi adalah keadaan dalam pribadi seseorang yang mendorong keinginan individu untuk melakukan kegiatan-kegiatan tertentu guna mencapai tujuan organisasi. Motivasi yang ada pada seseorangg padda gilirannya akan mewujudkan suatu perilaku yang diarahkan pada tujuan mencapai sasaran kepuasan. Beberapa teori motivasi yang dikenal dapat diterapkan dalam organsisasi. Beberapa teori yang dikenal adalah sebagai berikut:

1. Teori Hierarki Kebutuhan Maslow.

Teori ini dikemukakan sejak tahun 1943. Isi pokok dari teori ini menjelaskan suatu hierarki kebutuhan yang menunjukan adanya lima tingkatan keinginan dan kebutuhan manusia, yaitu:

a. Kebutuhan fisiologis.

Merupakan kebutuhan dasar yang harus dipenuhi oleh manusia, seperti: rasa lapar, haus, tidur, dan sebagainya.

b. Kebutuhan Keamanan.

Merupakan kebutuhan akan keselamatan dan perlindungan dari bahaya, ancaman, dan perampokan ataupun pemecatan dari pekerjaan.

c. Kebutuhan Sosial.

Merupakan kebutuhan akan rasa cinta dan kepuasan dalam menjalin hubungan dengan orang lain, kepuasan dan perasaan memiliki serta diterima dalam satu kelompok, rasa kekeluargaan, persahabatan dan kasih sayang.

d. Kebutuhan Penghargaan.

Merupakan kebutuhan akan status dan kedudukan, kehormatan diri, reputasi dan prestasi.

e. Kebutuhan Aktualisasi Diri.

Merupakan kebutuhan pemenuhan diri, untuk memperguanakan potensi diri, aktivitas diri, pengembangan diri semaksimal mungkin, kreativitas, ekspresi diri dan melakukan apa yang cocok, serta menyelesaikan pekerjaannya sendiri.

Dari sudut pandang motivasi, teori ini mengatakan meskipun tidak pernah ada kebutuhan yang pernah dipenuhi secara lengkap, suatu kebutuhan yang pernah terpenuhi secara substansial tidak lagi menjadi motivasi. Jadi jika ingin memotivasi seseorang, menurut Maslow, perusahaan perlu mengetahui anak tangga yang mana seseorang itu berada, sehingga dapat ditetukan jenis kebutuhan yang harus diberikan.

2. Teori Dua Faktor Herzberg.

Herzberg tiba pada suatu keyakinan bahwa dua kelompok faktor yang mempengaruhi perilaku adalah:

a. Hygiene factor.

Faktor ini berkaoitan dengan konteks kerja dan arti lingkunagn kerja bagi individu. Faktor-faktor higienis yang dimaksud adalah kondisi kerja, dasar pembayaran (gaji), kebijakan organisasi, hubungan antar personel, dan kualitas pengawasan.

b. Satisfier factor.

Faktor pemuas yang dimaksud berhubungan dengan isi kerja dan definisi bagaimana seseorang menikamati atau merasakn pekerjaannya. Faktor yang dimaksud adalah prestasi, pengakuan, tanggung jawab dan kesempatan untuk berkembang.

3. Teori Pengharapan Vroom.

Teori ini terdiri dari unsur-unsur Expectency, Instrumentality, dan Valence. Expectency adalah hubungan dimana seseorang mempercayai antar usaha dan kemampuan dengan hasilnya diukur dalam sistem pengukuran prestasi organisasi (Hubungan upaya-Kinerja). Instrumentality adalah hubungan antara kinerja yang diukur dengan hasil yang diharapkan untuk individu (Hubungan Kinerja-Ganjaran). Sedangkan Valence adalah nilai dimana seseorang menugaskan pada hasil yang disediakan untuk individu dari organsisasi sebagai hasil pengukuran prestasi normal (Hubungan Ganjaran-Tujuan).

C. Sistem Pengendalian Formal.

Sistem tersebut dapat dikelompokkan menjadi dua, yaitu sistem pegendalian manajamen dan peraturan (rules).

a. Peraturan (rules).

Istilah rules dalam hal ini menunjukkan semua bentuk pengendalian dan instruksi formal. Peraturan atau rules termasuk: instruksi yang ada, praktik-praktik yang dilakukan, job diskripsi, prosedur-prosedur operasi standar, petunjuk pelaksanaan (manual), dan kode etik.

Beberapa bentuk dari peraturan (rules) seperti yang telah disebutkan dapat dijelaskan sebagi berikut:

• Pengawasan Secara Fisik (Physical Controls). Termasuk didalamnya adalah penjaga kemanan, password dikomputer, TV monitor atau alat fisik lain yang bertugas mengawasi setiap orang.
• Petunjuk Pelaksanaan (Manual). Adalah aturan-aturan tertentu yang harus dijalankan. Seiring dengan berjalannya waktu beberapa aturan mungkin ketinggalan zaman sehingga secara periodik perlu dievaluasi kembali untuk diadakan perbaikan.
• Sistem Pengaman (Safeguard System). Berbagai bentuk pengawsan secara sistematis menjamin arus informasinya akurat dan mencegah kesalahan atau kekurangan.
• Sistem Pengendalian Tugas (Task Controls System). Pengendalian tugas adalah proses yang menjamin bahwa tugas-tugas spesifikndapat dilaksanakan secara efektif dan efisien. Beberapa dari tugas-tugas tersebut dikendalikan dengan menggunakan rules. Jika sebuah tugas merupakan tugas yang otomatis, maka sistem akan bekerja sendiri secara otomatis melakukan pengendalian.

• Proses Pengendalian Formal. Proses pengendalian formal meliputi tahap-tahap tertentu yang secara terus menerus bekerja dari tahun ke tahun. Tahap ini dimulai dengan penentuan tujuan perusahaan dan strategi untuk mencapai tujuan tersebut. Rencana strategik (strategic plan) disiapkan untuk mengimplementasikan strategi tersebut dan semua informasi yang tersedia digunakan untuk membuat renccaa ini. Strategic plan kemudian diubah menjadi anggaran tahunan yang difokuskan pada perencanaan pendapatan dan biaya untuk pusat-pusat pertanggungjawaban secara individual. Pusat-pusat pertanggungjawaban juga diatur dengan sejumlah perturan dan informasi lainnya. Pusat-pusat pertanggungjawaban ini kemudian beroperasi melakukan kegiatan, dan hasil kegiatan tersebut diukur dan dilaporkan. Hasil sesungguhnya kemudian dibandingkan dengan rencana untuk menentukan keberhasilan pusat pertanggungjawaban ini dalam melakukan tugasnya.jika pusat pertanggungajawaban tersebut berhasil, maka umpan balik berupa hadiah atau penghargaan akan diberikan kepada pusat pertanggungjawaban tetepi jika tidak berhasil maka umpan balik digunakan untuk melakukan perbaikan pada pusat pertanggungjawaban tersebut, dan perbaikan yang memunginkan terhadap rencana.

D. Tipe-tipe Organisasi.

Strategi suatu perusahaan memiliki pengaruh yang besar terhadap strukturnya. Pada gilirannya, jenis struktur akan mempengaruhi rancangan sistem pengendalian manajemen organisasi. Meskipun kualitas dan ukuran organisasi itu sangat beragam, setidaknya organisasi bisa dikelompokkan ke dalam tiga kategori umum :

1. Stuktur fungsional, di dalamnya setiap manajer bertanggung jawab atas fungi-fungsi yang terspesialisasi seperti produksi atau pemasaran.

2. Struktur unit bisnis, di dalamnya para unit manager bertanggung jawab atas aktivitas-aktivitas dari masing-masing unit, dan unit bisnis berfungsi sebagai bagian independen dari perusahaan.

3. Struktur matriks, di dalamnya unit-unit fungsional memiliki tanggung jawab ganda.

a. Organisasi-organisasi fungsional.

Bentuk organisasi fungsional melibatkan gagasan mengenai seorang manajer yang membawa pengetahuan khusus untuk mengambil keputusan yang berkaitan dengan fungsi spesifik, yang berlawanan dengan manajer umum yang kurang memilki pengetahuan khusus. Seorang manajer pemasaran dan seorang manajer produksi yang terampil kemungkinan besar akan mampu mengambil keputusan yang lebih baik di bandingkan dengan seorang manajer yang bertanggung jawab atas kedua bidang itu sekaligus. Lebih lanjut lagi, seorang spesialis yang terampil harus mampu melakukan supervisi atas para buruh yang bekerja dalam bidang yang sama secara lebih baik dibandingkan dengan seorang manajer generalis. Oleh karena itu, kelebihan dari struktur organisasi fungsional adalah memiliki potensi untuk bekerja secara efisien.selain itu, kegiatan yang sama dalam organisasi fungsional lebih efektif.

Ada sejumlah kelemahan pada struktur organisasi fungsional, diantaranya :

1. Terdapat ketidakjelasan dalam menentukan efektivitas manajer fungsional secara terpisah (seperti manajer produksi dan manajer pemasaran) karena tiap fungsi tersebut sama-sama memberikan kontribusi pada hasil akhir. Dengan demikian perusahaan akan sulit untuk menentukan tanggung jawab terhadap laba kepada manajer setiap individual.

2. Jika organisasi, terdiri dari beberapa manajer yang bekerja dalam satu fungsi yang melapor ke beberapa manajer pada tingkat yang lebih tinggi dari fungsi tersebut, maka perselisihan antar para manajer dari fungsi-fungsi berbeda hanya dapat diselesaikan di tingkat atas, meskipun perselisihan itu berasal dari tingkatan organisasi yang lebih rendah.

3. Struktur fungsional tidak memadai untuk diterapkan pada sebuah perusahaan dengan produk dan pasar yang beragam.

b. Unit-unit Bisnis.

Bentuk organisasi unit bisnis dari organisasi dirancang untuk menyelesaikan masalah-masalah yang terdapat pada struktur fungsional. Suatu unit bisnis, yang juga disebut sebagai divisi, bertanggung jawab atas seluruh fungsi yang ada dalam produksi dan pemasaran sebuah produk. Unit bisnis tersebut bertanggung jawab untuk melakukan perencanaan dan koordinasi kerja dari berbagai fungsi yang terpisah.

Kelemahan dari struktur organisasi unit usaha adalah:

1. Kesulitan mencari sumber daya manusia yang berkualitas untuk memimpin setiap unit bisnis.

2. Konflik antar bisnis

3. Kurangnya kerjasama.

Keuntungan dari struktur organisasi unit usaha adalah:

1. Tempat yang cocok untuk latihan manajemen

2. Divisi lebih memahami pasar dari pada kantor pusat dan bisa bereaksi lebih cepat apabila ada ancaman ataupun kesempatan. Sehingga tanggung jawab untuk menghasilkan laba yang diletakkan pada satu orang manajer atau direktur yang diberi tanggung jawab

c. Organisasi Matrik.

Merupakan kombinasi antara struktur organisasi fungsional dan unit bisnis. Setipa unit bisnis mempertanggung jawabkan kegiatannya, dan kegiatan setiap unit bisnis dibantu oleh beberapa fungsional. Sedangkan setiap fungsi mempertanggung jawabkan kegiatan sesuai dengan kegiatan yang dilakukan oleh beberapa unit bisnis yang dibantu.

Dalam organisasi matrik, manajer suatu proyek selain bertanggung jawab terhadap keberhasilan proyeknya, juga bertanggung jawab terhadap unit-unit fungsional. Masalah pengendalian manajemen pada organisasi matrik jelas lebih sulit dibandingkan dengan bentuk organsasi lainnya. Perencanaan harus disesuaikan dengan kebutuhan proyek dan disesuaikan dengan sumber daya yang tersedia pada unit-unit fungsional. Koordinasi harus dilakukan dengan mempertimbangkan jadwal kegiatan dari beberapa unit sehingga proyek-proyek dapat diselesaikan tepat waktu dan tidak ada orang yang tidak bekerja. Pengendalian akan sulit manakala tingkat keberhasilan suatu proyek merupakan tanggung jawab dari beberapa manajer.

1. Implikasi atas Desain Sistem.

Implikasi untuk membentuk sistem pengendalian manajemen tidak terbatas hanya soal kriteria saja. Jika hal tersebut merupakan satu-satunya pertimbangan maka bentuk divisi atau unit usaha bisa saja dipilih. Masalahnya sistem pengendalian manajemen tidak tergantung pada satu kriteria saja. Organisasi fungsional bisa saja lebih baik karena dapat memberikan manfaat ekonomis yang lebih besar. Untuk unit bisnis bisaanya sulit mencari seorang yang tepat. Demikian juga dengan bentuk organisasi matrik. Dapat disimpulkan sistem yang bagus tersebut harus disesuaikan dengan kondisi perusahaan dan didiskusikan terlebih dahulu dengan pimpinan puncak.

Jika kemudahan dalam pengendalian merupakan satu-satunya kriteria, maka semua perusahaan akan diorganisasikan ke dalam unit-unit bisnis. Hal ini disebabkan karena dalam organisasi unit bisnis, setiap manajer unit harus bertanggung jawab untuk meningkatkan kemampuan setiap produk yang dihasilkan oleh unitnya guna menghasilkan laba, melakukan perencanaan, mengkoordinasikan, dan mengendalikan elemen-elemen yang berpengaruh pada kemampuan.

E. Fungsi Controller.

Untuk menjamin keberhasilan sistem pengendlian manajemen diperlukan seorang yang mengawasi kegiatan kearaha pencapaian tujuan biasanya disebut controller. Fungsi controller adalah:

• Mendesain dan menjalankan informasi dan mengawasi sistem.
• Menyiapkan laporankeuangan dan pelaporan keuangan kepada pemegang sham atau pihak lain.
• Menyiapkan dan menganalisis prestasi dan membantu pimpinan untuk memahami laporan, menganalisis proposal anggaran dan program, mengkonsolidasikan rencana anggaran masing-masing bagian untuk dijadikan anggaran tahunan.
• Mengawasi prosedur internal dan eksternal audit untuk menjamin faliditas data.
• Membantu mengembangkan kemampuan masing-masing orang dengan cara pelatihan yang berhubungan dengan fungsi controller .

a. Hubungan Dengan Organisasi Lini.

Fungsi pengawasan adalah fungsi staf. Meskipun seorang kontroler bisaanya bertanggung jawab untuk merancang maupun mengoperasikan sistem yang mengumpulkan dan melaporkan informasi, pemanfaatan informasi ini adalah tanggung jawab jajaran manajemen.

Controller tidak membuat ataupun mendorong pihak manajemen untuk mengambil keputusan. Tanggung jawab untuk menjalankan pengawasan sesungguhnya berasal dari CEO lalu turun  ke bawah  melalui jalur organisasi lini, yang menggunakan informasi yang disediakan oleh controller sehingga controller merupakan staf CEO.

Seorang controller membuat beberapa keputusan. Pada umumnya, ada beberapa kebijakan yang diputuskan oleh manajemen lini. Misalnya, seorang aanggota bagian controller memutuskan biaya yang layak atas biaya perjalanan dinas; seorang manajer lini lebih suka tidak melibatkan pembicaraan soal biaya yang dihabiskan untuk biaya perjalanan dinas.

Controller memainkan peran yang penting dalam penyiapan rencana strategi dan anggaran. Juga bagian controller pada dasarnya bertugas menganalisis laporan kinerja, menjamin laporan tersebut akurat, dan meminta perhatian manajer lini atas beberapa tindakan yang memerlukan perhatian. Untuk kegiatan seperti ini controller bertindak hampir seperti manajer lini.

b. Controller Unit Usaha.

Para controller unit bisnis mau tidak mau telah membagi loyalitas mereka. Pada satu sisi, mereka berutang kesetiaan paa controller, corporate, yang memegang tanggung jawab operasi sistem pengendalian secara keseluruhan. Disisi lain, mereka juga berutang kesetian pada para manajer di unit mereka, yaitu pihak kepada siapa mereka memberikan bantuan.

Kesimpulan.

Pada awal berdirinya suatu organisasi memiliki berbagai macam tujuan. Tujuan paling penting pada perusahaan yag berorientasi laba adalah tingkat keuntungan. Namun demikian laba bukan merupakan tujuaan satu-satunya, karena ada tujun lain yaitu produktifitas, posisi pasar sikap karyawan, dan lain-lain. Sedangkan pada organisasi nirlaba, bertujuan menyediakan jasa.

Tujuan-tujuan inilah yang akan dicapai perusahaan. Namun dalam pencapaiannya, kepentingan masing-masing anggota tetap perlu diperhatikan sehingga akan tercapai keselarasan tujuan. dengan demikian dalam sistem pengendalian manajemen harus mengupayakan keselarasan tujuan anggota organisasi dan tujuan oraganisasi itu sendiri. Sebagai tambahan sistem pengendalian manajeme, ada aturan, pedoman dan prosedur yang membantu dalam proses pengendalian.

Perusahaan juga bisa memilih beberapa bentuk struktur organisasi berdasarkan fungsi, unit usaha, atau matrix. Pilihan yang tepat akan mempengaruhi desain sistem pengendalian manajamenorganisasi bersangkutan. Controller bertanggung jawab atas desain dan operasi sistem pengendalian, tetapi sebagai staf CO, ia tidak mempunyai keputusan manajamen. Pelaporan tanggung jawab controller tergantung pada organisasi apakah langsung bertaggung jawab pada controller kator pusat atau (jika ia mengawasi sesuatu unit usaha) bertanggung jawab kepada manajer unit usaha.

DAFTAR PUSTAKA

Halim Abdul, Achmad Tjahjono dan Muh. Fakhri Husein. 2000. Sistem Pengendalian Manajemen. Yogyakarta: UPP STIM YKPN.

http://dennyimamazhari.wordpress.com (Jum’at, 14 Maret 2014. Pukul 11:00)

http://dian49e.blogstudent.mb.ipb.ac.id (Jum’at, 14 Maret 2014. Pukul 11:00)

http://firdanisa23319.blogspot.com (Jum’at, 14 Maret 2014. Pukul 11:00)