Perilaku Dalam Organisasi
BOODS.ID - Proses pengendalian manajamen berperan pada suatu orgnisasi, namun dalam
prosesnya dipengaruhi oleh faktor manusia. Beberapa karakteristik
organisasi yang mempengaruhi proses tersebut, terutama berkaitan
dengan perilaku anggota dalam suatu organisasi. Suatu organisasi
mempunyai tujuan,dan fungsi sistem pengendalian maajemen yitu
mendorong anggota organisasi untuk mencapai tujuan tersebut.
Berikut
ini akan diuraikan mengenai tujuan organisasi baik yang berorientasi
laba maupun nirlaba juga menerangkan masalah keselarasan tujuan
masing-masing anggotta organisasi terhadap tujuan perusahaan secara
keseluruhan. Keselarasan tujuan dalam hal ini dipengaruhi oleh
siistem informal dan juga sistem formal. Beberapa faktor informal
adalah dari eksternal dan sebagian dari internal. Faktor internal
termasuk didalamnya membahas tentang teori motivasi kerja.
Pegendalian dicapai oleh bentuk formal. Bentuk pertama adalah
peraturan (rules) dan bentuk yang kedua adalah cara sitematis
perencanaan dan pengawasan. Lalu akan diuraikan berbagai bentuk
struktur organisasi karena akan berpengaruh pada pengendallian
manajemen yang digunakan. Pada bagian terakhir akan diuraikan fungsi
controller dalam proses pengendalian manajemen.
Pembahasan.
A. Keselarasan Tujuan.
Tujuan pokok sistem
pengendalian manajemen adalah menjamin sebisa mungkin adanya
keselarasan tujuan dari masing-masing anggota ke arah tercapainya
tujuan perusahaan. Keselarasan tujuan dalam suatu proses berarti
tindakan-tindakan yang mengarahkan setiap anggota untuk menyelaraskan
tujuan pribadinya masing-masing sesuai dengan kepentingan perusahaan.
a. Faktor
Informal Yang Mempengaruhi Keselarasan Tujuan.
Keselarasan tujuan
dipengaruhi oleh beberapa faktor yang biasa disebut dengan faktor
informal dan formal. Faktor informal bisa berbentuk aspek eksternal
dan bisa berbentuk aspek internal. Aspek eksternal adalah norma-norma
yang tumbuh dan berkembang pada kehidupan masyarakat dimana
perusahaan merupakan bagian dari masyarakat itu sendiri. Hal ini
biasa disebut etos kerja yang diwujudkan melalui loyalitas pegawai
terhadap organisasi, keuletan, semangat, dan kebanggan yang dimiliki
oleh pegawai dalam menjlankan tugas secara tepat waktu. Beberapa
sikap tersebut bersifat lokal yaitu spesifik untuk kota atau wilayah
dimana organisasi beroperasi.
Aspek-aspek internal
yang mempengaruhi keberhasilan pengendalian manajemen adalah sebagai
berikut:
1. Budaya.
Budaya yang dimaksud
disini adalah aturan atau kebiasaan yang berlaku dalam perusahaan
atau sering juga disebut iklim kerja. Iklim kerja ini bisa berbentuk
sikap, norma, hubungan kerja dan asumsi yang secara eksplisit ataupun
implisit diterima dan berlaku bagi seluruh anggota organisasi.
2. Gaya manajemen.
Aspek internal yang
juga terpenting adalah Gaya Manajemen, termasuk sikap pimpinan
terhadap pengendalian. Sikap pimpinan biasanya juga tercermin dalam
sikap bawahan. Tidak ada satu bentuk pun ben.
3. Organisasi Informal.
Organisasi Informal
yang dimaksudkan disini adalah adanya hubungan kerja secara informal
antara satu bagian dengan bagian lainnya sehingga setiap orang akan
mengerti arah mana yang akan dituju perusahaan.
4. Persepsi dan Komunikasi.
Perintah yang
diterima oleh seorang bawahan dari atasannya bisa saja tanggapannya
berbeda. Kesalahan persepsi setiap saat bisa terjadi, dan jika tidak
ditangani dengan baik maka bisa merugikan kepentingan perusahaan
secara keseluruhan. Untuk itulah diperlukan cara komunikasi yang
efektif yang memungkinkan informasi yang disampaikan tidak salah
diterima oleh pihak yang menerima.
5. Kerjasama dan konflik.
Suatu organisasi
berusaha menjaga keseimbangan yang tepat antara kekuatan yang
menimbulkan konflik dan yang menimbulkan kerjasama. Beberapa konflik
memang diinginkan. Konflik yang menghasilkan persaingan diantara
pegawai untuk kenaikan pangkat atau berbagai bentuk kompensasi adalah
menyehatkan. Bentuk kerjasama tertentu juga penting. Disinilah
perlunya system pengendalian manajemen yang handal yang memungkinkan
minimisasi konflik dan menciptakan kerjasama yang baik.
B. Teori Motivasi Kerja.
Motivasi adalah
keadaan dalam pribadi seseorang yang mendorong keinginan individu
untuk melakukan kegiatan-kegiatan tertentu guna mencapai tujuan
organisasi. Motivasi yang ada pada seseorangg padda gilirannya akan
mewujudkan suatu perilaku yang diarahkan pada tujuan mencapai sasaran
kepuasan. Beberapa teori motivasi yang dikenal dapat diterapkan dalam
organsisasi. Beberapa teori yang dikenal adalah sebagai berikut:
1. Teori Hierarki Kebutuhan Maslow.
Teori ini
dikemukakan sejak tahun 1943. Isi pokok dari teori ini menjelaskan
suatu hierarki kebutuhan yang menunjukan adanya lima tingkatan
keinginan dan kebutuhan manusia, yaitu:
a. Kebutuhan fisiologis.
Merupakan kebutuhan dasar yang harus dipenuhi oleh
manusia, seperti: rasa lapar, haus, tidur, dan sebagainya.
b. Kebutuhan Keamanan.
Merupakan kebutuhan akan keselamatan dan perlindungan dari
bahaya, ancaman, dan perampokan ataupun pemecatan dari pekerjaan.
c. Kebutuhan Sosial.
Merupakan kebutuhan
akan rasa cinta dan kepuasan dalam menjalin hubungan dengan orang
lain, kepuasan dan perasaan memiliki serta diterima dalam satu
kelompok, rasa kekeluargaan, persahabatan dan kasih sayang.
d. Kebutuhan Penghargaan.
Merupakan kebutuhan
akan status dan kedudukan, kehormatan diri, reputasi dan prestasi.
e. Kebutuhan Aktualisasi Diri.
Merupakan kebutuhan
pemenuhan diri, untuk memperguanakan potensi diri, aktivitas diri,
pengembangan diri semaksimal mungkin, kreativitas, ekspresi diri dan
melakukan apa yang cocok, serta menyelesaikan pekerjaannya sendiri.
Dari sudut pandang
motivasi, teori ini mengatakan meskipun tidak pernah ada kebutuhan
yang pernah dipenuhi secara lengkap, suatu kebutuhan yang pernah
terpenuhi secara substansial tidak lagi menjadi motivasi. Jadi jika
ingin memotivasi seseorang, menurut Maslow, perusahaan perlu
mengetahui anak tangga yang mana seseorang itu berada, sehingga dapat
ditetukan jenis kebutuhan yang harus diberikan.
Herzberg tiba pada
suatu keyakinan bahwa dua kelompok faktor yang mempengaruhi perilaku
adalah:
a. Hygiene factor.
Faktor ini berkaoitan dengan konteks kerja dan arti lingkunagn kerja
bagi individu. Faktor-faktor higienis yang dimaksud adalah kondisi
kerja, dasar pembayaran (gaji), kebijakan organisasi, hubungan antar
personel, dan kualitas pengawasan.
b. Satisfier factor.
Faktor pemuas yang dimaksud berhubungan dengan isi kerja dan
definisi bagaimana seseorang menikamati atau merasakn pekerjaannya.
Faktor yang dimaksud adalah prestasi, pengakuan, tanggung jawab dan
kesempatan untuk berkembang.
Teori ini terdiri
dari unsur-unsur Expectency,
Instrumentality, dan Valence. Expectency
adalah hubungan dimana seseorang mempercayai antar usaha dan
kemampuan dengan hasilnya diukur dalam sistem pengukuran prestasi
organisasi (Hubungan upaya-Kinerja). Instrumentality
adalah
hubungan antara kinerja yang diukur dengan hasil yang diharapkan
untuk individu (Hubungan Kinerja-Ganjaran). Sedangkan Valence
adalah
nilai dimana seseorang menugaskan pada hasil yang disediakan untuk
individu dari organsisasi sebagai hasil pengukuran prestasi normal
(Hubungan Ganjaran-Tujuan).
Sistem tersebut
dapat dikelompokkan menjadi dua, yaitu sistem pegendalian manajamen
dan peraturan (rules).
a. Peraturan (rules).
Istilah rules
dalam
hal ini menunjukkan semua bentuk pengendalian dan instruksi formal.
Peraturan atau rules
termasuk:
instruksi yang ada, praktik-praktik yang dilakukan, job
diskripsi,
prosedur-prosedur operasi standar, petunjuk pelaksanaan (manual),
dan kode etik.
Beberapa bentuk dari
peraturan (rules)
seperti yang telah disebutkan dapat dijelaskan sebagi berikut:
- Pengawasan Secara Fisik (Physical Controls). Termasuk didalamnya adalah penjaga kemanan, password dikomputer, TV monitor atau alat fisik lain yang bertugas mengawasi setiap orang.
- Petunjuk Pelaksanaan (Manual). Adalah aturan-aturan tertentu yang harus dijalankan. Seiring dengan berjalannya waktu beberapa aturan mungkin ketinggalan zaman sehingga secara periodik perlu dievaluasi kembali untuk diadakan perbaikan.
- Sistem Pengaman (Safeguard System). Berbagai bentuk pengawsan secara sistematis menjamin arus informasinya akurat dan mencegah kesalahan atau kekurangan.
- Sistem Pengendalian Tugas (Task Controls System). Pengendalian tugas adalah proses yang menjamin bahwa tugas-tugas spesifikndapat dilaksanakan secara efektif dan efisien. Beberapa dari tugas-tugas tersebut dikendalikan dengan menggunakan rules. Jika sebuah tugas merupakan tugas yang otomatis, maka sistem akan bekerja sendiri secara otomatis melakukan pengendalian.
- Proses Pengendalian Formal. Proses pengendalian formal meliputi tahap-tahap tertentu yang secara terus menerus bekerja dari tahun ke tahun. Tahap ini dimulai dengan penentuan tujuan perusahaan dan strategi untuk mencapai tujuan tersebut. Rencana strategik (strategic plan) disiapkan untuk mengimplementasikan strategi tersebut dan semua informasi yang tersedia digunakan untuk membuat renccaa ini. Strategic plan kemudian diubah menjadi anggaran tahunan yang difokuskan pada perencanaan pendapatan dan biaya untuk pusat-pusat pertanggungjawaban secara individual. Pusat-pusat pertanggungjawaban juga diatur dengan sejumlah perturan dan informasi lainnya. Pusat-pusat pertanggungjawaban ini kemudian beroperasi melakukan kegiatan, dan hasil kegiatan tersebut diukur dan dilaporkan. Hasil sesungguhnya kemudian dibandingkan dengan rencana untuk menentukan keberhasilan pusat pertanggungjawaban ini dalam melakukan tugasnya.jika pusat pertanggungajawaban tersebut berhasil, maka umpan balik berupa hadiah atau penghargaan akan diberikan kepada pusat pertanggungjawaban tetepi jika tidak berhasil maka umpan balik digunakan untuk melakukan perbaikan pada pusat pertanggungjawaban tersebut, dan perbaikan yang memunginkan terhadap rencana.
Strategi suatu perusahaan memiliki pengaruh yang besar terhadap
strukturnya. Pada gilirannya, jenis struktur akan mempengaruhi
rancangan sistem pengendalian manajemen organisasi. Meskipun kualitas
dan ukuran organisasi itu sangat beragam, setidaknya organisasi bisa
dikelompokkan ke dalam tiga kategori umum :
1. Stuktur fungsional, di dalamnya setiap manajer bertanggung jawab atas
fungi-fungsi yang terspesialisasi seperti produksi atau pemasaran.
2. Struktur unit bisnis, di dalamnya para unit manager bertanggung jawab atas
aktivitas-aktivitas dari masing-masing unit, dan unit bisnis
berfungsi sebagai bagian independen dari perusahaan.
3. Struktur matriks, di dalamnya unit-unit fungsional memiliki tanggung jawab
ganda.
a. Organisasi-organisasi fungsional.
Bentuk organisasi fungsional melibatkan gagasan mengenai seorang
manajer yang membawa pengetahuan khusus untuk mengambil keputusan
yang berkaitan dengan fungsi spesifik, yang berlawanan dengan manajer
umum yang kurang memilki pengetahuan khusus. Seorang manajer
pemasaran dan seorang manajer produksi yang terampil kemungkinan
besar akan mampu mengambil keputusan yang lebih baik di bandingkan
dengan seorang manajer yang bertanggung jawab atas kedua bidang itu
sekaligus. Lebih lanjut lagi, seorang spesialis yang terampil harus
mampu melakukan supervisi atas para buruh yang bekerja dalam bidang
yang sama secara lebih baik dibandingkan dengan seorang manajer
generalis. Oleh karena itu, kelebihan dari struktur organisasi
fungsional adalah memiliki potensi untuk bekerja secara
efisien.selain itu, kegiatan yang sama dalam organisasi fungsional
lebih efektif.
Ada sejumlah kelemahan pada struktur organisasi fungsional,
diantaranya :
1. Terdapat ketidakjelasan dalam menentukan efektivitas manajer fungsional
secara terpisah (seperti manajer produksi dan manajer pemasaran)
karena tiap fungsi tersebut sama-sama memberikan kontribusi pada
hasil akhir. Dengan demikian perusahaan akan sulit untuk menentukan
tanggung jawab terhadap laba kepada manajer setiap individual.
2. Jika organisasi, terdiri dari beberapa manajer yang bekerja dalam satu
fungsi yang melapor ke beberapa manajer pada tingkat yang lebih
tinggi dari fungsi tersebut, maka perselisihan antar para manajer
dari fungsi-fungsi berbeda hanya dapat diselesaikan di tingkat atas,
meskipun perselisihan itu berasal dari tingkatan organisasi yang
lebih rendah.
3. Struktur fungsional tidak memadai untuk diterapkan pada sebuah perusahaan
dengan produk dan pasar yang beragam.
Bentuk organisasi unit bisnis dari organisasi dirancang untuk
menyelesaikan masalah-masalah yang terdapat pada struktur fungsional.
Suatu unit bisnis, yang juga disebut sebagai divisi, bertanggung
jawab atas seluruh fungsi yang ada dalam produksi dan pemasaran
sebuah produk. Unit bisnis tersebut bertanggung jawab untuk melakukan
perencanaan dan koordinasi kerja dari berbagai fungsi yang terpisah.
Kelemahan dari struktur organisasi unit usaha adalah:
1. Kesulitan mencari sumber daya manusia yang berkualitas untuk memimpin setiap
unit bisnis.
2. Konflik antar bisnis
3. Kurangnya kerjasama.
Keuntungan dari struktur organisasi unit usaha adalah:
1. Tempat yang cocok untuk latihan manajemen
2. Divisi lebih memahami pasar dari pada kantor pusat dan bisa bereaksi lebih
cepat apabila ada ancaman ataupun kesempatan. Sehingga tanggung
jawab untuk menghasilkan laba yang diletakkan
pada satu orang manajer atau direktur yang diberi tanggung jawab
Merupakan kombinasi antara struktur organisasi fungsional dan unit
bisnis. Setipa unit bisnis mempertanggung jawabkan kegiatannya, dan
kegiatan setiap unit bisnis dibantu oleh beberapa fungsional.
Sedangkan setiap fungsi mempertanggung jawabkan kegiatan sesuai
dengan kegiatan yang dilakukan oleh beberapa unit bisnis yang
dibantu.
Dalam organisasi matrik, manajer suatu proyek selain bertanggung
jawab terhadap keberhasilan proyeknya, juga bertanggung jawab
terhadap unit-unit fungsional. Masalah pengendalian manajemen pada
organisasi matrik jelas lebih sulit dibandingkan dengan bentuk
organsasi lainnya. Perencanaan harus disesuaikan dengan kebutuhan
proyek dan disesuaikan dengan sumber daya yang tersedia pada
unit-unit fungsional. Koordinasi harus dilakukan dengan
mempertimbangkan jadwal kegiatan dari beberapa unit sehingga
proyek-proyek dapat diselesaikan tepat waktu dan tidak ada orang yang
tidak bekerja. Pengendalian akan sulit manakala tingkat keberhasilan
suatu proyek merupakan tanggung jawab dari beberapa manajer.
1. Implikasi atas Desain Sistem.
Implikasi untuk membentuk sistem pengendalian manajemen tidak
terbatas hanya soal kriteria saja. Jika hal tersebut merupakan
satu-satunya pertimbangan maka bentuk divisi atau unit usaha bisa
saja dipilih. Masalahnya sistem pengendalian manajemen tidak
tergantung pada satu kriteria saja. Organisasi fungsional bisa saja
lebih baik karena dapat memberikan manfaat ekonomis yang lebih besar.
Untuk unit bisnis bisaanya sulit mencari seorang yang tepat.
Demikian juga dengan bentuk organisasi matrik. Dapat disimpulkan
sistem yang bagus tersebut harus disesuaikan dengan kondisi
perusahaan dan didiskusikan terlebih dahulu dengan pimpinan puncak.
Jika kemudahan dalam pengendalian merupakan satu-satunya kriteria,
maka semua perusahaan akan diorganisasikan ke dalam unit-unit bisnis.
Hal ini disebabkan karena dalam organisasi unit bisnis, setiap
manajer unit harus bertanggung jawab untuk meningkatkan kemampuan
setiap produk yang dihasilkan oleh unitnya guna menghasilkan laba,
melakukan perencanaan, mengkoordinasikan, dan mengendalikan
elemen-elemen yang berpengaruh pada kemampuan.
Untuk menjamin
keberhasilan sistem pengendlian manajemen diperlukan seorang yang
mengawasi kegiatan kearaha pencapaian tujuan biasanya disebut
controller.
Fungsi
controller
adalah:
- Mendesain dan menjalankan informasi dan mengawasi sistem.
- Menyiapkan laporankeuangan dan pelaporan keuangan kepada pemegang sham atau pihak lain.
- Menyiapkan dan menganalisis prestasi dan membantu pimpinan untuk memahami laporan, menganalisis proposal anggaran dan program, mengkonsolidasikan rencana anggaran masing-masing bagian untuk dijadikan anggaran tahunan.
- Mengawasi prosedur internal dan eksternal audit untuk menjamin faliditas data.
- Membantu mengembangkan kemampuan masing-masing orang dengan cara pelatihan yang berhubungan dengan fungsi controller .
Fungsi pengawasan adalah fungsi staf. Meskipun seorang kontroler
bisaanya bertanggung jawab untuk merancang maupun mengoperasikan
sistem yang mengumpulkan dan melaporkan informasi, pemanfaatan
informasi ini adalah tanggung jawab jajaran manajemen.
Controller
tidak membuat ataupun mendorong pihak manajemen untuk mengambil
keputusan. Tanggung jawab untuk menjalankan pengawasan sesungguhnya
berasal dari CEO lalu turun ke bawah melalui jalur
organisasi lini, yang menggunakan informasi yang
disediakan oleh controller sehingga
controller merupakan
staf CEO.
Seorang controller
membuat beberapa keputusan. Pada
umumnya, ada beberapa kebijakan yang diputuskan oleh manajemen lini.
Misalnya, seorang aanggota bagian controller
memutuskan biaya yang layak atas biaya
perjalanan dinas; seorang manajer lini lebih suka tidak melibatkan
pembicaraan soal biaya yang dihabiskan untuk biaya perjalanan dinas.
Controller memainkan
peran yang penting dalam penyiapan rencana strategi dan anggaran.
Juga bagian controller
pada dasarnya bertugas menganalisis laporan kinerja, menjamin
laporan tersebut akurat, dan meminta perhatian manajer lini atas
beberapa tindakan yang memerlukan perhatian. Untuk kegiatan seperti
ini controller
bertindak hampir seperti manajer lini.
Para controller
unit bisnis mau tidak mau telah membagi loyalitas mereka. Pada satu
sisi, mereka berutang kesetiaan paa controller,
corporate,
yang memegang tanggung jawab operasi sistem pengendalian secara
keseluruhan. Disisi lain, mereka juga berutang kesetian pada para
manajer di unit mereka, yaitu pihak kepada siapa mereka memberikan
bantuan.
Pada awal berdirinya suatu organisasi memiliki
berbagai macam tujuan. Tujuan paling penting pada perusahaan yag
berorientasi laba adalah tingkat keuntungan. Namun demikian laba
bukan merupakan tujuaan satu-satunya, karena ada tujun lain yaitu
produktifitas, posisi pasar sikap karyawan, dan lain-lain. Sedangkan
pada organisasi nirlaba, bertujuan menyediakan jasa.
Tujuan-tujuan inilah yang akan dicapai perusahaan.
Namun dalam pencapaiannya, kepentingan masing-masing anggota tetap
perlu diperhatikan sehingga akan tercapai keselarasan tujuan. dengan
demikian dalam sistem pengendalian manajemen harus mengupayakan
keselarasan tujuan anggota organisasi dan tujuan oraganisasi itu
sendiri. Sebagai tambahan sistem pengendalian manajeme, ada aturan,
pedoman dan prosedur yang membantu dalam proses pengendalian.
Perusahaan juga bisa memilih beberapa bentuk
struktur organisasi berdasarkan fungsi, unit usaha, atau matrix.
Pilihan yang tepat akan mempengaruhi desain sistem pengendalian
manajamenorganisasi bersangkutan. Controller bertanggung jawab atas
desain dan operasi sistem pengendalian, tetapi sebagai staf CO, ia
tidak mempunyai keputusan manajamen. Pelaporan tanggung jawab
controller tergantung pada organisasi apakah langsung bertaggung
jawab pada controller kator pusat atau (jika ia mengawasi sesuatu
unit usaha) bertanggung jawab kepada manajer unit usaha.
DAFTAR
PUSTAKA
Halim Abdul, Achmad Tjahjono dan Muh. Fakhri
Husein. 2000. Sistem Pengendalian
Manajemen. Yogyakarta: UPP STIM YKPN.
http://dennyimamazhari.wordpress.com (Jum’at,
14 Maret 2014. Pukul 11:00)
http://dian49e.blogstudent.mb.ipb.ac.id (Jum’at,
14 Maret 2014. Pukul 11:00)
http://firdanisa23319.blogspot.com (Jum’at,
14 Maret 2014. Pukul 11:00)
Posting Komentar untuk "Perilaku Dalam Organisasi"
Silakan berkomentar dengan bijak, tidak mengandung ujaran kebencian, kalimat tidak pantas ataupun pornografi.